ミーティングに参加する機会はたくさんあると思いますが、経験値が上がりベテラン社員になると、会議の進行を任されることも増えてきます。
社内・社外どちらのミーティングでもスムーズな進行で意義あるものにすることも、大切な仕事の１つです。
今回は2回に分けて英語で行うミーティングの流れに沿いながら使えるフレーズを学んでいきます。
ミーティングの流れ
- 開始の挨拶
- 会議の流れについて
- 議題について話し合う
- 結論をまとめる
- 終了のあいさつ
１．開始の挨拶
ミーティングの開始をお知らせし、会議をスタートさせます。
出席者へのあいさつも行うことで和やかなムードで進行していくことができます。
欠席者がいるときは、その旨を出席者に伝えていきます。
皆さんが揃い、時間になりましたのでミーティングを始めましょう。
“Almost ○○o’clock and everyone is here, let’s get started.”
“Well, everyone has arrived, shall we start the meeting.”
皆さん、会議にご参加いただきありがとうございます。
“I’d like to welcome you all today”
“It is a great pleasure to have you all at this meeting.”
今日この会議にご参加していただくMr.○○を紹介します。
“We are pleased to welcome Mr.○○”
残念ながら、Mrs.○○は本日参加できません
“Unfortunately, Mrs.○○ can’t join us today.”
２．会議の流れについて伝える
会議の本題にスムーズに入るために、何について話し合うのかを伝えます。
資料やアジェンダがある際には、事前に配布し準備を行います。会議の終了時間についても伝えおくと、進行の目安になります。
Eメールで既に話し合われていますが、今日は○○について話し合います。
“As we discussed via email, we will talk about ○○ today”
時間に余裕があれば○○についても議論します。
“If time allows, we will discuss ○○ later”
アジェンダはお手元に揃っていらっしゃいますでしょうか？
“Has everyone received a copy of agenda?”
本日は2時間会議の時間をいただいて、○○について話し合いを行います。
“Today we will have 2 hours of meeting time and discuss ○○.”
３．議題について話し合う
本題について話合いを始めます。
話し始めの誘導や、出席者の話を要約、反対意見を伺うなど、多くの意見を取り入れながら納得のいう結論を導いていきます。
アジェンダに記載された最初の項目から話合いましょう
“Let’s start with the first topic on the agenda.”
このような理由から…..だということが言えます。
“For these reasons…, we could say that…..”
Mr.○○の立場からの意見も聞いてみましょう
“Let’s also listen to opinions from the position of Mr. ○○”
次はMrs.○○からご説明していただきます。
“Next, Mrs.○○will talk us.”
４．結論をまとめる
決められた時間の中で、できる限りスムーズに結論を導いていきます。
話し合いに進展が見られない際にも、進行役のまとめが重要になってきます。
今日の会議で話し合いされたまとめをしていこうと思います。
“I’d like to sum up our discussion today ‘meeting….”
…..という理解でよろしいでしょうか。
“Am I right in thinking that? ….“
結論と致しまして、…….
“In conclusion,……..”
終了時間が迫ってきましたので、詳細はまた後日話し合いましょう。
“We’re almost running out of time, lets discuss that in more detail the other date”
５．終了のあいさつ
会議の終了には終わりの挨拶と、出席者へのお礼を伝えます。
次回のミーティングや今後の連絡がある際にはその内容も伝えて終了となります。
特に問題や質問などございませんでしたら、会議を終了したいと思います。
“If there is nothing else, I’d like to wrap up the meeting.”
アジェンダに記載の話し合いはこれで終わりなので、会議を終了いたします。
“We have covered everything on the agenda, so I guess we’ll finish here.”
会議に参加いただきありがとうございました。
“Thank you for your time to attend this meeting today”
….につきまして、後日ご連絡いたします。
“I will contact you again at a later date about …….”
