ビジネス上ではEメール・ミーティング・電話・直接対話などが主なコミュニケーションになっています。
その中でも電話応対は、特に高い英語力と慣れが必要になります。
英語の電話応対の基本を学び、慎重に対応することができるようになると安心して業務や顧客対応を任せてもらえるレベルになっていくはずです。
電話のかけ方
名前と会社名や組織名などの情報を伝えて、話したい相手に電話をつないでもらいます。
Hello, this is ____ calling from ＿＿company.
（こんにちは、＿＿会社の＿＿と申します。）
May I speak with Mr./Mrs.______?
（Mr, Mrs _____にお電話をつないでいただけますか？）
Could you please transfer this call to ______department?
（___部署に回線を回していただけますか？）
May I speak to someone else in charge?
（ご担当者さまとお話がしたいのですが。）
話したい相手が、通話に出た場合
電話に対応する時間があるかを確認し、了承を得てから本題に入ります。
“Could I speak to you for a minute?”
（少々お話のお時間をいただいてもよろしいでしょうか。）
“Am I disturbing you?”
（お邪魔ではないでしょうか。）
I’d like to discuss new project.”
（新しいプロジェクトに関してお話がしたいのですが。）
“The reason for my call is to ＿＿＿＿.”
（＿＿＿＿についてお電話したのですが、）
話したい相手が、不在だった場合
不在だった場合は、電話に出られる時間を確認したり、メッセージを残し伝えてもらうようにお願いします。
When is he/she back?
（いつお戻りになられますか？）
When is he/she available?
（いつでしたらご都合がよろしいですか？）
Please tell him/her that I will call again tomorrow.
（明日もう一度かけなおすとお伝えいただけますか。）
Could you please tell he/her to call me when she has time?, my number is XXX-XXX-XXX
（折り返しのお電話をいただけるようにお願いできますか、私の番号はXXX-XXX-XXXになります。）
Can I leave him/her a message?
（伝言をお願いしてもよろしいですか。）
※ミスコミュニケーションを避けるため、聞き取りが難しい、内容が理解できないなどの場合は、必ず聞き返し確認を行うようにしましょう。
Could you repeat that, please? （もう一度繰り返していただけますか？）
Could you speak a little more slowly, please? （もう一度ゆっくりお話ししていただいてもよろしいでしょうか。）
Sorry to interrupt you, but it’s a little bit hard to hear you.（お話の途中ですみませんが、少し聞き取りにくいです）」
